Notulen Algemene Ledenvergadering 3 juni 2016

Aanwezig:
Ernst Pans, Marijke Pans, Hr Verhoeff, Mw Verhoeff, Monique Schriever, Albertine Gouda,  Theo Elfering, Jos van Berkel, Monique Haleber, Chantal Wijnands, Wilma Koolwijk, Jacqueline Das.

 

1.  Opening

Jos van Berkel (voorzitter) opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom.

Vertrek Eline Vis

Vanaf 2012 heeft Eline les gegeven, maar zij gaat nu voor zichzelf beginnen in Velserbroek. Wij denken dat het hier aardig leeg gaat lopen, omdat in de brief aan de ouders al te lezen was dat zij het fijn zou vinden als de meisjes met haar mee zouden gaan.

Van de 63 dansmeisjes hebben er al 17 opgezegd.

A.s. zondag 7 juni vindt de dansvoorstelling in het Schoter plaats en Jos gaat Eline in het zonnetje zetten.

Ilja Freriks is 18 jaar en zij is oud TVS-lid. Zij is 3ejaars dansacademie en zal komend seizoen de lessen van Eline Vis overnemen. Zij gaat 1 tot 2 keer kijken bij de laatste twee lessen van Eline Vis.

Diana de Groot is van plan te gaan stoppen. Zij heeft een behoorlijk grote groep op de woensdagavond. Dat uur is wel erg gezellig. Inmiddels is bekend dat zij inderdaad stopt. Wij zoeken vervanging voor 2 uur op de dinsdag.

Uren die op de dinsdag vervangen moeten worden betreffen 2 kleuter lesuren van Eline de Vries in de Weid. Zij heeft op haar werk uitbreiding van haar contract gekregen.

De penningmeester Marcel Smit is per september 2015 gestopt. Jacqueline Das heeft het overgenomen, maar inmiddels heeft zij alweer een baan en weinig tijd over. Wij zijn op zoek naar een nieuwe penningmeester of naar iemand die de ledenadministratie kan/wil doen. Beiden is teveel voor Jacqueline. Het bestuur gaat ermee aan de slag.

Toen Jacqueline de administratie van Marcel over had genomen, bleek sommige leiding meer betaald te krijgen dan de ander, dus onrust onder de leiding. Er is een nieuw vergoedingsoverzicht voor de leiding gemaakt en ingevoerd. De vergoeding is een netto bedrag en de leiding hoeft het niet op te geven aan de belasting. Er is een puntensysteem, maar dat was niet bekend bij de leiding. Nu is de leiding hierover nader geïnformeerd. Herziening van de vergoedingen voor de leiding heeft plaatsgevonden vanaf 1 augustus 2015.

2.  Binnengekomen stukken en mededelingen
Afmeldingen zijn ontvangen van: Eline Vis, Eline de Vries, Dick Stompedissel, Dion de Vrij, Ellen Schulte en Diane van Neste

3.  Vaststelling notulen Algemene Ledenvergadering van 11-6-2015 betreft het jaar 2014
Het voorstel is om de notulen van deze vergadering op de website te zetten en hierover mededeling te doen.

Notulen 11 juni 2015:

Blz. 2 onder diverse zaken:

In de Waterloozaal is een extra mat gekomen, er zijn steunen en een balk. Helaas is er geen brug in deze zaal (er staat nog wel een kleine brug in de Parnassiazaal). Helaas is de temperatuur nog te hoog.

In de Parnassiazaal hangen nu nieuwe ringen en touwen. Het wandrek is gemaakt.

Een nieuw lesuur in het Gymhuys is nog niet gelukt. Wel aan de kleuters wordt er 3 uur les gegeven. Wij willen daarachter turnlessen gaan plakken

Blz. 3
Reglementair aftredend is Jos van Berkel. Jos geeft aan nog 1 jaar te blijven.

Blz. 4
Marijke Pans is ook erelid.

De notulen worden goedgekeurd, met dank aan Jacqueline.

 

4.  Behandeling jaarverslag betreffende het jaar 2015

In het jaar 2015 zijn er 8 bestuursvergaderingen geweest + 1 extra overleg i.v.m. de salarisproblematiek van de leiding

Er zijn 2 bijeenkomsten bestuur/leiding geweest.
16 januari 2015: overleg + bowlen
13 september 2015: overleg, strandspellen en aansluitend hapje gegeten.

Er is 1 algemene ledenvergadering geweest.
11 juni 2015: de algemene ledenvergadering over het jaar 2014. Hierbij is afscheid genomen van René van Maren.

Activiteiten 2015:
januari              : Volleybal toernooi afgelast, te weinig deelnemers
12 april             : kleuterdag
25 april             : clubkampioenschappen (foto’s staan op de website)
1ehelft juni        : opknappen van de kantine
7 juni                : dansvoorstelling
28 november    : Sinterklaas; grote opkomst. Dank aan Lars Hoogmoed en René ter Metz.

Er is een reanimatiecursus voor de leiding geweest.

De valkuil in de Weid is schoon gemaakt (met dank aan Erik en hulpjes).

Er zijn nieuwe spiegels in de Parnassiazaal aangeschaft.
5.  Behandeling van het financieel jaarverslag betreffende het jaar 2015
Jos geeft een toelichting:
subsidies van de Gemeente is lager geworden; de rente is momenteel erg laag; de kosten van de leiding zijn minder; de zaalhuur is hoger en de bondscontributie is hoger. Scholing van € 100,00 is voor de reanimatiecursus.

Relevante mail van de KNGU wordt altijd doorgestuurd, maar er komt niet zoveel meer binnen (bijv. scholing, cursussen). Één van de leden van het bestuur gaat erachter aan (checken van cursussen vanuit de KNGU).

Er is een negatief resultaat van € 5.410,00.

Het jaar daarvoor was het € 3.643,00.

Het is zaak dat de broekriem aangetrokken wordt. Overal moet op bezuinigd worden. De contributies zijn vergeleken met o.a. Gymnastiekvereniging Velsen en Bato. De uitkomst is dat dat die verenigingen meer contributie rekenen.

Er is voor € 1.700,00 uitgegeven aan nieuwe spiegels.

Ook de programmaboekjes en flyers zijn prijzig geweest.

Wij zullen meer leden moeten werven en in augustus/september 2016 moet er een advertentie geplaatst worden. Ook gaan wij flyeren

Idee van Theo Elferink is om bijv. op de jaarmarkt van Santpoort een kraampje te huren en daar met een paar leden van TVS te gaan staan om TVS te promoten.

 

Balans 31/12/2015

De liquide middelen zijn verdeeld over de postbank, ING en de Rabobank.

Er moet bekeken worden waar de meeste rente gegeven wordt.

Er is ieder jaar een fietsdag van de Rabobank. Wij zouden ook aan onze leden kunnen vragen of zij willen fietsen. Zij kunnen daar geld voor de club mee verdienen.

De kascommissie spreekt de bewondering uit voor Jacqueline. Zij heeft heel goed en zorgvuldig werk verricht. Het is geweldig. Er wordt geapplaudisseerd voor Jacqueline.

 

6. Verslag van de kascontrolecommissie boekjaar 2015

De heer Th.C.M. Elfering en mevrouw M. Verhoeff-Neef, leden van de kascontrolecommissie boekjaar 2015, hebben op 26 mei 2016, de door de penningmeester van TVS, mevrouw J. Das opgestelde financiële stukken doorgenomen.

Wij hebben de Balans, Resultatenrekening en administratieve bescheiden gecontroleerd en hierin geen onjuistheden of onvolledigheden geconstateerd

Aandachtspunt is het verwerven van de huurcontracten met de Gemeente Velsen.

Wij doen het voorstel aan de leden, aanwezig op de jaarvergadering dd. 3 juni 2016,  de penningmeester decharge te verlenen voor het boekjaar 2015.
De aanwezigen applaudisseren voor akkoord.
De voorzitter bedankt de kascontrolecommissie.

Kascommissie volgend jaar: de heer Th.C.M. Elfering is bereid de controle volgend jaar nogmaals uit te voeren en gaat op zoek naar een 2epersoon

 

7. Vaststelling begroting 2017

Eline Vis zal veel kindjes meenemen. Zondag 7 juni is de dansvoorstelling.

Eline zal in het zonnetje gezet worden en Jos gaat vertellen dat wij nieuwe leiding in de persoon van Ilja hebben gevonden.

Er is geen bericht van de Gemeente gekomen dat de huren omhoog gaan.

De begroting is nu niet meer zo realistisch. De contributie is wel realistisch en Jacqueline zit daar bovenop.

Bij de clubkampioenschappen dit jaar waren geen wanbetalers. Jacqueline zit ook bovenop de presentielijsten.
Extra contributieverhoging

Het bestuur wil dit gaan uitzoeken en vraagt hiervoor akkoord aan de aanwezigen. Op 26 juni wordt dit punt tijdens de vergadering besproken, contributies met anderen vergelijken en proberen meer leden te werven.

 

8.  Bestuurlijke zaken
Monique Haleber stelt zich herkiesbaar en het bestuur gaat daarmee akkoord.

9.  Rondvraag

Ernst Pans: idee om nieuwe leden te werven.

Yoga loopt als een trein (voornamelijk ouderen). Er is een nieuwe wijk met vooral ouderen en stelt voor om in overweging te nemen iets te doen met ouderen.

Ernst Pans: staat versteld over de inzet van Jacqueline en stelt voor om op zoek te gaan naar iemand die de ledenadministratie over kan nemen. Jacqueline prefereert de ledenadministratie boven het penningmeesterschap.

Ernst Pans: vroeger kreeg je een lepeltje als je zoveel jaren lid was. De laatste 20/25 jaar is dat niet meer. Wij moeten iets bedenken, bijv. een USB-stick.

Wij zullen ons hierover buigen. Er zijn leden die al meer dan 40  jaar lid zijn van TVS.

Tot slot: Ernst vindt het een nuttige vergadering, ondanks de kleine opkomst.

De voorzitter sluit de vergadering.

Opgesteld door Wilma Koolwijk

ledenvergadering